ดูตัวเลขอย่างไรไม่ให้หลงทาง

เชื่อไหมคะ สิ่งหนึ่งที่เป็นปัญหาสำหรับผู้ประกอบการมากๆ เลยคือเรื่องของตัวเลข

ผู้ประกอบการหลาย ๆ ท่านมักจะมีปัญหากับการดูตัวเลขในบัญชี ตีความอย่างไรก็ไม่ลึกซึ้งเกินกว่ากำไรขาดทุน ความจริงแล้ว“บัญชี” สามารถบ่งบอกถึงสถานภาพขององค์กรของคุณได้เป็นอย่างดี

เราจะวางแผนกลยุทธ์ได้ดีอย่างไรล่ะคะ ถ้าไม่สามารถอ่านบัญชีได้อย่างแตกฉาน ?

เพราะเราจะต้องนำบัญชีรอบปัจจุบันไปเปรียบเทียบกับตัวเลขในอดีต ในอนาคต เปรียบเทียบกับองค์กรอื่น ๆ หรือแม้แต่กับคู่แข่ง ว่าสถานภาพขององค์กร มีความเหมือนหรือแตกต่าง มีความได้เปรียบ เสียเปรียบกันอย่างไร เพื่อความเป็นที่ 1 ทั้งในวันนี้และในอนาคต

สำหรับผู้ประกอบการบางท่านที่เห็นตัวเลขเป็นดั่งยาพิษ ยกเว้นตัวเลขในเชคสั่งจ่ายให้คุณ ดิฉันมีคำแนะนำเล็กๆน้อยๆเพื่อให้ผู้ประกอบการ สามารถอ่านตัวเลขได้ราวกับจบบัญชีเกียรตินิยมมาบอกให้ทราบค่ะ ซึ่งคุณสามารถนำกลเม็ดเล็กๆน้อยๆ เหล่านี้ไปใช้ได้ไม่เพียงแต่กับธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปใช้ดูตัวเลขบัญชีของบริษัทในตลาดหุ้นที่คุณต้องการลงทุนก็ได้นะคะ

—เริ่มต้นที่การดูตัวเลขคร่าว ๆ

เมื่อเห็นบัญชี ผู้ประกอบการยังไม่ต้องไปสนใจกับตัวเลขใด ตัวเลขหนึ่งก่อน พยายามมองให้เห็นภาพ
รวมของบัญชีนั้น เคล็ดลับอยู่ที่การลองวงกลมตัวเลขที่เป็นจำนวนมาก ๆ ในบัญชีดู ว่าเป็นตัวเลขอะไร มาจากไหน คืออะไร มีการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างไรกับงวดที่ผ่านมา คุณควรที่จะเน้นน้ำหนักในการวิเคราะห์ไปที่ตัวเลขใหญ่ ๆ เหล่านั้น แทนที่จะมานั่งตรวจดูตัวเลขเล็กๆ ที่มีความสำคัญรองลงไป เพราะตัวเลขใหญ่ๆ แปลว่า ตัวเลขนั้นมีผลกระทบ กับยอดกำไรขาดทุน หรือเงินสดในมือสูง

—แปลตัวเลขที่ซับซ้อนให้เป็นตัวเลขกลม ๆ

ผู้ประกอบการบางท่าน อยากจะเบือนหน้าหนีเมื่อเห็นตัวเลขมากมายซับซ้อน เคล็ดลับก็คือ หากคุณลองแปลงตัวเลขดังกล่าวให้เป็นจำนวนประมาณ เช่น แทนที่จะเป็น 123,456 บาท คุณก็แปลงตัวเลขนี้ ให้เป็น 100,000 บาท การทำเช่นนี้ จะทำให้คุณมองบัญชีได้ง่ายขึ้น บัญชีดูสะอาด ถึงแม้ตัวเลขจะไม่ตรงยอดจริงซะทีเดียว แต่มันจะทำให้คุณสามารถวิเคราะห์ตัวเลขได้ง่ายขึ้น ทั้งยังบังคับให้คุณมองที่ภาพรวมของตัวเลข มากกว่าการดูที่ตัวใดตัวหนึ่ง

—แปลงตัวเลขเป็นสัดส่วน

คุณอาจจะแปลงตัวเลขกลม ๆ ที่ได้จากข้างบน ให้กลายเป็นสัดส่วน เช่นจากรายจ่ายในบัญชีเป็น 100%
คุณอาจลองแปลงดูว่ายอดรายจ่ายนี้ มาจากตัวใด เป็นสัดส่วนเท่าไหร่ เช่นอาจจะมาจากมาจากการซื้อสินค้าคงคลัง เป็นจำนวน 30 % เงินเดือนพนักงานเป็นจำนวน 30 % เป็นต้น หรือว่าจากยอดขาย 100% มาจากการขายเงินสด 35% แต่เป็นยอดขายที่คุณยังไม่ได้รับเงินเป็นจำนวน 50% เป็นต้น การแปลงตัวเลขเป็นสัดส่วนเช่นนี้ จะทำให้การวิเคราะห์บัญชีของคุณง่ายขึ้น และทำให้สามารถคิดกลยุทธที่จะทำให้การดำเนินงานของธุรกิจคล่องขึ้น โดยเฉพาะหากท่านใดมีปัญหาเรื่องการหมุนเงิน ลองนำงบเงินสดมานั่งวิเคราะห์ดูว่าคุณควรที่จะเปลี่ยนแปลงหรือมีแผนการอะไรที่จะสามารถทำให้ธุรกิจมีสภาพคล่องมากขึ้น

—-เข้าใจอุตสาหกรรม

บัญชีของอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน จะมีหน้าตาและสัดส่วนที่แตกต่างกัน ดังนั้น คุณจึงควรที่จะเข้าใจธุรกิจของคุณเสียก่อน เช่น รอบบัญชีของคุณอยู่ที่กี่วัน เป็นธุรกิจที่มีเงินทุนหมุนเวียน หรือเงินคงคลังมากน้อยเท่าไหร่ คุณไม่สามารถจะบอกได้ว่าบัญชีที่เห็นอยู่ตรงหน้าเป็นอย่างไร หากไม่เข้าใจว่าระบบการเงิน การทำงานขององค์กรของคุณ

—-เปรียบเทียบกับบัญชีในอดีตและในอนาคต

คุณสามารถนำบัญชีในงวดปัจจุบันมาเปรียบเทียบกับบัญชีในอดีต ว่ามีการเปลี่ยนแปลงในด้านใ
โดยผู้ประกอบการต้องระวังในเรื่องของ sales cycles เช่นหากคุณขายดอกไม้ ซึ่งขายดีในช่วงวันวาเลนไทน์หรือช่วงวันรับปริญญา คุณก็ต้องเปรียบเทียบตัวบัญชีของคุณในช่วงเดียวกัน เช่นปีที่แล้ว หรือหากว่าคุณมีการทำบัญชีล่วงหน้า คุณก็สามารถนำบัญชีล่วงหน้านั้นมาเปรียบเทียบกับยอดบัญชีในรอบปัจจุบัน ว่าแตกต่างหรือเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และเกิดขึ้นเพราะเหตุใด

—-เปรียบเทียบกับบัญชีในองค์กรอื่น ในธุรกิจเดียวกันโดยเฉพาะคู่แข่งหรือผู้นำในตลาด

จริงอยู่ตัวเลขทางบัญชีถือเป็นความลับสุดยอดของแต่ละองค์กร แต่ถ้าหากคุณสามารถนำบัญชีของคู่แข่ง โดยเฉพาะคู่แข่งซึ่งเป็นผู้นำในตลาด คุณจะสามารถมองเห็นความแตกต่างทางด้านนโยบายการดำเนินงานขององค์กรที่ต่างกัน ซึ่งคุณสามารถนำความรู้ตรงนั้น มาปรับใช้ในองค์กรได้ในอนาค

—-รอบกระแสเงินสด

บางสิ่งที่อาจไม่ได้แสดงอยู่ในงบดุลบัญชี แต่เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรทราบไว้ก็คือรอบกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณ ว่ามีการหมุนเวียนของเงินสดเป็นอย่างไร มีสภาพคล่องเป็นอย่างไร

—ตัวเลขนี้ มาจากไหน มีสมมุติฐานว่าอะไร

ผู้ประกอบการควรที่จะเข้าใจว่าตัวเลขที่ปรากฏในบัญชีนั้น มีที่มาที่ไปอย่างไร โดยคุณสามารถสอบถามได้จากผู้ทำบัญชี หรือผู้จัดการของคุณ จริงอยู่ในฐานะผู้สร้างธุรกิจ คุณย่อมทราบว่าอะไรมาจากไหน แต่ผู้ทำบัญชีให้คุณ อาจจะมีสมมุติฐานที่แตกต่างกันออกไป ทำให้ตัวเลขที่ปรากฏในบัญชี แตกต่างจากสิ่งที่คุณคิดว่ามันเป็น ยิ่งเป็นบริษัทใหญ่ ๆ ที่มีสมมุติฐานทางบัญชีที่ซับซ้อน คุณยิ่งต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ ว่ามีอะไรบ้างถูกซ่อนไว้ในสมมุติฐานเหล่านั้น เพื่อให้ตัวเลขออกมาดูดี

ดังที่ทราบกันอยู่ว่า ตัวเลขทางบัญชีนั้นตกแต่งได้ ดังนั้น ผู้ประกอบการรุ่นใหม่จึงควรระมัดระวังกับเรื่องนี้อย่างลึกซึ้ง อย่าหลงกลกับตัวเลขที่สวยหรูแต่ไม่เป็นจริง คุณต้องรู้เท่าทันในทุกเรื่อง เพื่อที่จะได้ไม่โดนหลอกง่าย ๆ ค่ะ